Dataskyddspolicy - Botrygg
-
Introduktion
1.1. Botryggs verksamhet
Botrygg är ett bygg- och fastighetsbolag som verkar i regionstäder i södra Sverige. Bolaget har sitt huvudkontor i Linköping, men har även kontor i Stockholm och Göteborg. Såväl byggnation som förvaltning sker i egen regi. Utöver sitt eget bestånd förvaltar Botrygg även bostadsrättsföreningars fastigheter.1.2. Aktuell lagstiftning – för din trygghet
Den 25 maj 2018 trädde Dataskyddsförordningen i kraft, vilken berör hur hantering av personuppgifter sker inom organisationer. I samband med att dataskyddsförordningen blev gällande har även förändringar genomförts i svensk lagstiftning. Nedan benämns all lagstiftning som syftar till att skydda personuppgift som GDPR (såsom, men inte uteslutande, Dataskyddsförordningen, Lag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, Förordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, Lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och kamerabevakningslagen). GDPR förstärker skyddet för dig som enskild person genom att strängare krav ställs på hur personuppgifter hanteras av organisationer. Syftet med denna information är att beskriva hur Botrygg såsom entreprenör, hyresvärd/fastighetsägare, bostadsrättsförvaltare och arbetsgivare hanterar personuppgifter inom organisationen. Botrygg har stor respekt för din integritet i sitt arbete!1.3. Definitioner
Med ”Personuppgift” avses varje uppgift som medför att en identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även uppgifter såsom e-postadress och telefonnummer kan utgöra personuppgifter. Med ”Behandling” avses alla former av åtgärder med personuppgifter. Exempelvis insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. Med ”Tredje land” är ett land som inte är medlem i EU eller EES. Med ”GDPR” avses följande lagar och förordningar, samt dess tillägg, ändringar och lagstiftning som ersätter lagarna:- Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).
- Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning
- Förordning (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning
- Lag (2018:220) om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
- kamerabevakningslagen (2018:1200)
- Hyresbeståndet
2.1. De här personuppgifterna behandlar Botrygg när du söker lägenhet (bostad & lokal)
När du söker lägenhet hos Botrygg via hemsidan behandlas personuppgifter som: namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), information om ekonomiska förhållanden och familjeförhållanden samt uppgifter om önskat boende. Botrygg behandlar också uppgifter om arbetsgivare och referenser. När du söker lägenhet hos oss kan det komma att göras en kreditupplysning på dig. Är det ett företag som söker, kan uppgifter rörande ägarna inhämtas. Botrygg inhämtar och behandlar arbetsgivarintyg, referenser som du angivit i din ansökan, t.ex. hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Botrygg kan även komma att ta del av domar där du har förekommit. I förekommande fall behandlar Botrygg även uppgifter om borgensman. Botrygg behandlar dina personuppgifter för att administrera din intresseanmälan, bedöma din lämplighet som hyresgäst och kontrollera att du uppfyller de krav Botrygg ställer på sina hyresgäster. Botrygg behandlar även personuppgifter för att ta fram statistik samt för att möjliggöra internuppföljning. Uppgifterna behandlas av uthyrare och eventuellt andra berörda inom organisationen. Behandlingen görs med intresseavvägning som rättslig grund när. Om du erbjuds lägenhet behöver Botrygg behandla dina uppgifter för att kunna ingå hyresavtal med dig.2.2. De här personuppgifterna behandlar Botrygg under tiden du hyr lägenhet av oss
För att Botrygg ska kunna uppfylla våra skyldigheter som fastighetsägare och som hyresvärd enligt hyresavtalet och hyreslagen (12 kap. jordabalken) behandlar Botrygg följande uppgifter: namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), kundnummer, lägenhetsnummer, betalningsinformation, hyresgästanpassningar, förvaltare, god man, borgensman eller motsvarande. Botrygg kan även spara uppgift om språkreferens. Under tiden du hyr lägenhet av Botrygg så sparar vi de personuppgifter som inhämtats i samband med att du sökte lägenhet hos oss. Uppgifterna som behandlas är: uppgifter om arbetsgivare såsom anställningsavtal/arbetsgivarintyg, löneuppgifter, uppgifter lämnade av referenser, uppgifter från kreditupplysningsföretag/myndigheter. Behandlingen görs med en intresseavvägning som rättslig grund, i syfte att möjliggöra internuppföljning. Botrygg behandlar också uppgifter om planerade, utförda och ej utförda underhålls- och reparationsarbeten samt nya åtgärder i och runt lägenheten. Detta för att kunna följa avtal med hyresgästföreningen och lagstadgade krav. Även hantering av personuppgifter i samband med skador för att utreda och framställa betalningskrav gentemot hyresgäst, tredjeman och försäkringsbolag behandlas. Dessutom behandlas ärende-, förbruknings- och låssystemsdata i den mån detta tillämpas i den fastighet du bor. Exempel på förbrukningsdata är så kallad individuell mätning/förbrukning av vatten, värme och el. Även uppgifter om betalningsförsummelse eller störningar i boendet behandlas. Botrygg kan också komma att utföra kontroller och behandla uppgifter i syfte att säkerställa att lägenheten används i enlighet med hyresavtalet. Botrygg behandlar dina personuppgifter för att fullgöra och administrera skyldigheter enligt hyresavtalet. Botrygg behandlar dem också vid behov för rättsliga anspråk, t.ex. om du inte betalar hyran i tid, vid olovlig andrahandsuthyrning eller vid störningar i boendet. Uppgifterna används även för att ta fram statistik och möjliggöra internuppföljning. Behandlingen görs i huvudsak för att Botrygg ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt hyresavtalet och eventuellt andra avtal som rättslig grund. Vid ansökan om andrahandsuthyrning, byte av lägenhet, överlåtelse och liknande åtgärder inhämtar Botrygg uppgifter om ditt boendeförhållande samt även uppgifter från myndigheter och andra hyresvärdar om såväl dig som av de personer du byter med/ hyr ut till/ överlåter till. Botrygg lämnar även ut uppgifter till andra berörda hyresvärdar i samband med lägenhetsbyten för att kunna säkerställa att bytet sker på legitima grunder och att de uppgivna skälen i ansökan är korrekta. I dessa fall behandlas dina personuppgifter med intresseavvägning som rättslig grund. Botrygg behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra och andra företags tjänster och produkter, som är relaterade till lägenhetens nyttjande. Botrygg behandlar även dina personuppgifter för marknadsföring via försäkringsbolag, el- och bredbandsleverantörer. Behandlingen görs då med intresseavvägning som rättslig grund.-
Bostadsrättsföreningar
3.1. De här personuppgifterna behandlar Botrygg avseende föreningar
För personuppgifter Botrygg behandlar på uppdrag av bostadsrättförening som Botrygg förvaltar (”Föreningen”) är Föreningen personuppgiftsansvarig. Botrygg behandlar i dessa fall personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde. Botrygg hanterar uppgifter med stöd av personuppgiftsbiträdesavtal i syfte att Föreningen ska kunna uppfylla skyldigheter enligt bostadsrättslagen och annan lagstiftning. Botrygg, på uppdrag av Föreningen, behandlar följande uppgifter: namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), kundnummer, lägenhetsnummer, betalningsinformation, köpeskilling, pantförskrivningar, förvaltare, god man, borgensman eller motsvarande. Botrygg sparar också uppgift om språkreferens samt betalningsinformation. Botrygg behandlar, på uppdrag av Föreningen, också uppgifter om planerade, utförda och ej utförda underhålls- och reparations samt nya åtgärder i och runt bostadsrätten. Botrygg inhämtar och behandlar även personuppgifter i samband med skador för att utreda och framställa betalningskrav gentemot bostadsrättsinnehavaren, Föreningen, tredjeman och försäkringsbolag. Dessutom behandlas ärende-, förbruknings- och låssystemsdata i den mån detta tillämpas i den Förening du bor. Exempel på förbrukningsdata är så kallad individuell mätning/förbrukning av vatten, bredband och el. Även uppgifter om betalningsförsummelse eller störningar i boendet behandlas. Botrygg kan också, på uppdrag av Föreningen, komma att utföra kontroller och behandla uppgifter i syfte att säkerställa att bostadsrätten används i enlighet med Föreningens stadgar och gällande lagstiftning. Botrygg behandlar dina personuppgifter för att Föreningen ska kunna fullgöra och administrera skyldigheter enligt stadgarna och vid var tid gällande lagstiftning. Personuppgifter behandlas också vid behov för rättsliga anspråk, exempelvis om du inte betalar årsavgiften i tid, vid olovlig andrahandsuthyrning eller vid störningar i boendet. Om du, i egenskap av medlem i en Förening, beställer en tjänst av Botrygg är Botrygg personuppgiftsansvarig. I dessa fall behandlas uppgifter för att Botrygg ska kunna leverera, administrera, fakturera och hantera din betalning för tjänsten. I dessa fall behandlas namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), kundnummer, lägenhetsnummer och betalningsinformation. Behandlingen görs med tjänsteavtalet som rättslig grund. Botrygg behandlar även dina kontaktuppgifter för marknadsföring via försäkringsbolag, el- och bredbandsleverantörer. För denna behandling är intresseavvägning den rättsliga grunden för behandlingen.-
Företagslägenheter och hotell
-
Byggverksamheten
-
Kamerabevakning
-
Rekrytering och prenumeration på lediga jobb
-
Anställda
-
Rättsliga förpliktelser
-
Avslutande information
10.1. Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
Uppgifter som behandlas av Botrygg behandlas av ett begränsat antal personer inom företaget, som är i behov av uppgifterna för att kunna utföra uppdrag inom ramen för anställningen. Vilka som har tillgång till uppgifterna är beroende av uppgiftens karaktär och vilket ändamål de behandlas för.10.2. När raderas personuppgifterna?
Botrygg sparar endast personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen av uppgifterna. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna. Detta förutsatt uppgifterna inte är nödvändiga för någon av våra behandlingar. En personuppgift kan behandlas för flera olika ändamål, vilket innebär att en uppgift som inte längre behövs för ett ändamål kan finnas kvar och behandlas för annat ändamål. När Botrygg behandlar personuppgifter under ett pågående avtalsförhållande eller annan pågående relation sker löpande gallring av uppgifter som inte längre är nödvändiga. Efter att ett avtal eller annan relation upphört raderas merparten av personuppgifterna när alla dina skyldigheter uppfyllts i enlighet med avtal eller annat åtagande. I de fall Botrygg har uppgifter om störningar i boendet kommer dessa exempelvis att sparas två år efter avslutat ärende, därefter raderas eller avidentifieras dem. För att Botrygg ska kunna försvara sig mot rättsliga anspråk, exempelvis garantikrav, raderas eller avidentifieras personuppgifter som kan ligga till grund för anspråk mot oss när eventuella krav preskriberats. När det gäller kamerabevakning sparas uppgifterna normalt under maximalt 30 dagar. Därefter kommer materialet att förstöras förutsatt att uppgifterna inte behövs för brottsutredning eller liknande. Personuppgifter som behandlas med anledning av intresseanmälningar av lediga jobb eller med anledning av rekryteringsannonser raderas senast efter 24 månader från Botryggs rekryteringssystem ReachMee. När Botrygg är skyldiga att spara uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut, sparas uppgifterna i enlighet med den tid som föreskrivs i den tillämpliga lagstiftningen.10.3. Till vilka lämnar Botrygg ut dina personuppgifter?
Botrygg lämnar ut dina uppgifter till företag som behandlar dem på vårt uppdrag och med samma behandlingskriterier som beskrivits ovan. Om personuppgifter överförs till Tredje land ansvarar Botrygg för att avtal tecknas som motsvarar EU-kommissionens krav på legal överföring. Botrygg kan också komma att i begränsad omfattning lämna ut uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster och produkter som är relaterat till ditt boende och vårt hyresförhållande. Mottagare som hanterar personuppgifter för Botryggs räkning så som personuppgiftsbiträde ska ett personuppgiftsbiträdesavtal ingås med oss. Avtalet syftar till att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. Personuppgiftsbiträden får endast behandla dina personuppgifter enligt de instruktioner vi ger dem och får inte behandla uppgifterna för egna ändamål. Bland annat lämnas dina personuppgifter ut till följande leverantörer och entreprenörer:- Inom Botrygg-koncernen,
- Botrygg Service i Linköping AB (556699-2664),
- Myndigheter,
- Andra hyresvärdar,
- Hyresgästföreningen,
- TV-, Internet-, telefonleverantörer,
- Leverantörer av IT-mjukvara
- Entreprenör och leverantörer inom VVS,
- Entreprenör och leverantörer EL,
- Entreprenör och leverantörer avfallshantering,
- Entreprenörer och konsulter som genomför myndighetsbesiktningar,
- Bevaknings- och jourföretag företag som Botrygg har avtal med,
- Banker och kreditinstitut
- Försäkringsbolag
- Samarbetspartners avseende kundnöjdhetsundersökning