Dataskyddspolicy - Botrygg

1. Introduktion

1.1. Botryggs verksamhet

Botrygg är ett fastighets-, förvaltning- och byggbolag med huvudkontor i Linköping. Botrygg har ca 100 tjänstemän och 400 yrkesarbetare anställda. I sitt eget fastighetsbestånd finns ca 2 500 lägenheter och 2 000 parkeringsplatser som förvaltas. Därtill sköter Botrygg förvaltningen helt eller delvis av ytterligare ca 1 300 lägenheter åt andra såsom Företagshotell och Bostadsrättföreningar.

1.2. Ny lagstiftning – för din trygghet

Den 25 maj 2018 börjar Dataskyddsförordningen[1] gälla inom hela Eu vilket berör hur hantering av personuppgifter sker inom organisationer. I samband med att dataskyddsförordningen blir gällande har även flertalet ändring av svenska lagar skett. Nedan förkortas all lagstiftning  som syftar till att skydda personuppgift som GDPR (såsom, men inte uteslutande, dataskyddsförordning, Lag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, Förordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, Lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och kameraövervakningslagen) Den nya lagstiftningen förstärker skyddet för dig som enskild person genom att strängare krav ställs på hur personuppgifter hanteras av organisationer.

Syftet med denna information är att beskriva hur Botrygg såsom Entreprenör, Hyresvärd/fastighetsägare och som bostadsrättsförvaltare hanterar personuppgifter inom organisationen. Botrygg har stor respekt för din integritet i sitt arbete!

1.3. Vad utgör en personuppgift?

Med ”Personuppgift” avses varje uppgift som medför att en identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även uppgifter såsom E-postadress och telefonnummer kan utgöra personuppgifter.

1.4. Definitioner

Med ”Personuppgift” avses uppgifter såsom angivet i punkt 1.3

Med ”Behandling” avses alla former av åtgärder med personuppgifter. Exempelvis insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

MedTredje land” är ett land som inte är medlem i EU eller EES.

Med ”Förvaltare” åsyftas såväl Botrygg, som Bostadsrättsföreningen där de agerar enskilt eller tillsammans.

Med ”GDPR” avses följande lagar och förordningar, samt dess tillägg, ändringar och lagstiftning som ersätter lagarna:

Med ”Lagstiftning” avses vid var tid gällande lag, förordning och föreskrifter.

Med ”Lägenhet” avses såväl bostäder, lokaler, förråd, parkeringsplatser och garageplatser.

Med ”Botrygg” avses samtliga bolag inom Botrygg-koncernen vilket har samma omfattning som det som framgår av 1 kap. 11 § ABL samt Botrygg Göteborg AB (556658-1376).

2. Hyresbeståndet

2.1. De här personuppgifterna behandlar Botrygg när du söker lägenhet (bostad & lokal)

Förutom personuppgifter som det anges i punkt 1.3 behandlas även information om ekonomiska- och familjeförhållanden samt uppgifter om önskat boende. Botrygg behandlar också uppgifter om arbetsgivare och referenser.

När du söker lägenhet hos oss kan det komma att göras en kreditupplysning på dig. Är det ett företag som söker, kan uppgifter rörande ägarna inhämtas. Botrygg inhämtar och behandlar arbetsgivarintyg[2], referenser som du angivit i din ansökan, t.ex. hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Botrygg kan även komma att ta del av domar där du har deltagit. Vid förekommande fall behandlar Botrygg även uppgifter om borgensman.

Botrygg behandlar dina personuppgifter för att administrera din intresseanmälan, bedöma din lämplighet som hyresgäst och kontrollera att du uppfyller de krav Botrygg ställer på våra hyresgäster. Botrygg gör det också för att ta fram statistik samt för att möjliggöra internuppföljning.

Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund då du söker lägenhet hos oss. Behandlingen är begränsad såväl i omfattning och i tid. Om du erbjuds lägenhet behöver Botrygg behandla dina uppgifter för att kunna ingå hyresavtal med dig enligt 2.2

2.2. De här personuppgifterna behandlar Botrygg under tiden du hyr lägenhet av oss

För att Botrygg ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt förvaltningsavtalen med berörda föreningar så behandlar Botrygg förutom dina kontaktuppgifter även följande uppgifter: person- och kundnummer, lägenhetsnummer, betalningsinformation, hyresgästanpassningar, förvaltare, god man, borgensman eller motsvarande. Botrygg kan spara uppgift om språkreferens.

Botrygg behandlar också uppgifter om planerade, utförda och ej utförda underhålls, reparations och nya åtgärder i och runt lägenheten. Detta för att kunna följa avtal med hyresgästföreningen och lagstadgade krav. Även hantering av personuppgifter i samband med skador för att utreda och framställa betalningskrav gentemot hyresgäst, tredjeman och försäkringsbolag behandlas.

Vid ansökan om andrahandsuthyrning, byte av lägenhet, överlåtelse och liknande åtgärder inhämtar Botrygg och behandlar uppgifter om dina boendeförhållande men inhämtar även uppgifter från myndigheter och andra hyresvärdar om såväl dig som av de personer du byter med. Botrygg lämnar även ut uppgifter till andra berörda hyresvärdar i samband med bytet för att kunna säkerställa att bytet sker på legitima grunder och att de uppgivna skälen i ansökan är korrekta.

Planerade, utförda och ej utförda underhålls, reparations och nya åtgärder i och runt lägenheten. Detta för att kunna följa avtal med hyresgästföreningen och lagstadgade krav. Även hantering av personuppgifter i samband med skador för att utreda och framställa betalningskrav gentemot hyresgäst, tredjeman och försäkringsbolag behandlas.

Dessutom behandlas ärende-, förbruknings- och låssystemsdata i den mån detta tillämpas i den fastighet du bor. Exempel på förbrukningsdata är så kallad individuell mätning/förbrukning av vatten, bredband och el. Även uppgifter om betalningsförsummelse eller störningar i boendet behandlas. Botrygg kan också komma att utföra kontroller och behandla uppgifter i syfte att säkerställa att lägenheten används i enlighet med hyresavtalet och GDPR.

Botrygg behandlar dina personuppgifter för att fullgöra och administrera skyldigheter enligt hyresavtalet. Botrygg behandlar dem också vid behov för rättsliga anspråk, t.ex. om du inte betalar hyran i tid, vid olovlig andrahandsuthyrning eller vid störningar i boendet. Uppgifterna används även för att ta fram statistik och möjliggöra internuppföljning. Behandlingen görs för att Botrygg ska kunna fullgöra våra skyldigheter med hyresavtalet och eventuellt andra avtal som rättslig grund.

Botrygg behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra och andra företags tjänster och produkter, som är relaterade till lägenhetens nyttjande. Botrygg behandlar även dina personuppgifter för marknadsföring via försäkringsbolag, el- och bredbandsleverantörer. Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund.

3. Avslutande information

3.1. När raderas personuppgifterna?

Uppgifterna som behandlas när du söker lägenhet raderas då du meddelar att du inte längre önskar stå kvar som sökande, eller då du automatiskt blir raderad efter 6 månader om du inte uppdaterar din ansökan/intresseanmälan. De personuppgifter som Botrygg inhämtat inför kontraktstecknandet raderas också efter att du tecknat avtal, om de inte behövs enligt vad som anges i punkt 2.2.

Uppgifterna som behandlas under tiden du hyr lägenhet raderas då de inte längre är relevanta, vilket som regel innebär att de bevaras under hela den tid hyresavtalet gäller. Uppgifter som ligger till grund för ekonomiska transaktioner sparas, utöver innevarande år, under sju år i enlighet med bokföringslagen och annan lagstiftning. I de fall Botrygg har uppgifter om störningar i boendet kommer dessa att sparas två år efter avslutat ärende, därefter raderas de.

Då hyresavtalet mellan oss har upphört raderas merparten av dina personuppgifter då alla övriga ansvar och skyldigheter i hyresförhållandet har reglerats. Om Botrygg har några kvarstående rättsliga anspråk, såsom hyresfordringar eller skadeståndskrav, kommer Botrygg att bevara de uppgifter Botrygg behöver för att hantera eventuella anspråk med hyresavtalet som rättslig grund. Om uppsägning och förlorad hyresrätt skett på grund av störningar i boendet sparas dessa uppgifter i 2 år efter att hyresförhållandet upphört.

Personuppgifter kan sparas under andra tidsperioder än ovanstående om det krävs på grund av lag eller myndighetsbeslut.

3.2. Till vilka lämnar Botrygg ut dina personuppgifter?

Botrygg lämnar ut dina uppgifter till företag som behandlar dem på vårt uppdrag och med samma behandlingskriterier som beskrivits ovan. Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU ansvarar Botrygg för att avtal tecknas som motsvarar EU-kommissionens krav på legal överföring. Botrygg kan också komma att i begränsad omfattning lämna ut uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster och produkter som är relaterat till ditt boende och vårt hyresförhållande. Botrygg lämnar även ut personuppgifter om det krävs på grund av lag eller myndighetsbeslut.

Bland annat lämnas dina personuppgifter ut till följande leverantörer och entreprenörer:

  1. Inom Botrygg-koncernen,
  2. Botrygg Göteborg AB (556658-1376),
  3. Botrygg Service i Linköping AB (556699-2664),
  4. Myndigheter,
  5. Andra hyresvärdar,
  6. Hyresgästföreningen,
  7. TV-, Internet-, telefonleverantörer,
  8. Leverantörer av IT-mjukvara
  9. Entreprenör och leverantörer inom VVS,
  10. Entreprenör och leverantörer EL,
  11. Entreprenör och leverantörer avfallshantering,
  12. Entreprenörer och konsulter som genomför myndighetsbesiktningar,
  13. Bevaknings- och jourföretag företag som Botrygg har avtal med,
  14. Banker och kreditinstitut
  15. Försäkringsbolag

3.3. Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få utdrag av dina personuppgifter som Botrygg behandlar samt att få felaktiga uppgifter rättade. Kostnaden för ett utdrag är 3 000 kr om inte annat anges i GDPR. Begäran kan sändas till den personalansvarige eller till e-post: gdpr-request@botrygg.se. Botrygg kan behöva kompletterande uppgifter för att säkerställa att det är du som begär ut uppgifterna. Uppgifterna skickas till din folkbokföringsadress.

I vissa fall har du också rätt att få dina personuppgifter raderade eller begära att vår behandling ska begränsas, t.ex. om du anser att dina uppgifter inte är korrekta.

Du har även rätt att begära att dina uppgifter flyttas från oss till ett annat företag. Du har också rätt att klaga på hur Botrygg behandlar dina personuppgifter. Detta kan du göra till Datainspektionen (Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm). Såväl datainspektionen som Botrygg ber dig dock i förstahand att vända dig till oss för att Botrygg ska kunna rätta uppgifterna.

För att åberopa någon av dina rättigheter lämnar du en skriftlig och av dig undertecknad begäran om detta till oss (Botrygg, Attn: Personuppgiftsansvarig, Box 335, 581 03 Linköping). Detta för att Botrygg ska kunna skydda din personliga integritet och säkerställa att det är du och ingen annan som vill utöva ovanstående rättigheter.

Tillsynsmyndighet för vår behandling av personuppgifter är Datainspektionen dit du kan vända dig med klagomål om du anser att Botrygg brister i vår behandling.

3.4. Personuppgiftsansvarig

Botrygg förvaltning AB, org.nr 556766-4627 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som utförs av oss själva och av andra företag på vårt uppdrag. Botrygg Förvaltning ansvarar för alla personuppgiftshanteringar inom koncernen. Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas. Du når oss på telefon 010-516 30 06 eller via e-post till gdpr-request@botrygg.se. Du kan också skicka brev till: Botrygg, attn: Personuppgiftsansvarig, Box 335, 581 03 Linköping.

4. Bostadsrättföreningar

4.1. De här personuppgifterna behandlar Botrygg avseende föreningar

För att Botrygg och Bostadsrättsföreningen (”Föreningen”), (gemensamt ”Förvaltare”) ska kunna uppfylla skyldigheter enligt bostadsrättslagen, förvaltningsavtalen samt annan lagstiftning så behandlar Botrygg, på uppdrag av föreningen, förutom dina kontaktuppgifter, även följande uppgifter: person- och kundnummer, lägenhetsnummer, köpeskilling, pantförskrivningar, förvaltare, god man, borgensman eller motsvarande. Botrygg sparar också uppgift om språkreferens samt betalningsinformation.

Förvaltaren behandlar också uppgifter om planerade, utförda och ej utförda underhålls, reparations och nya åtgärder i och runt bostadsrätten. Förvaltaren inhämtar och behandlar även personuppgifter i samband med skador för att utreda och framställa betalningskrav gentemot bostadsrättsinnehavaren, Föreningen, tredjeman och försäkringsbolag.

Dessutom behandlas ärende-, förbruknings- och låssystemsdata i den mån detta tillämpas i den Förening du bor. Exempel på förbrukningsdata är så kallad individuell mätning/förbrukning av vatten, bredband och el. Även uppgifter om betalningsförsummelse eller störningar i boendet behandlas. Förvaltaren kan också, på uppdrag av Föreningen, komma att utföra kontroller och behandla uppgifter i syfte att säkerställa att bostadsrätten används i enlighet med Föreningens stadgar och gällande lagstiftning.

Förvaltaren behandlar dina personuppgifter för att fullgöra och administrera skyldigheter enligt stadgarna och vid var tid gällande lagstiftning. Förvaltaren behandlar personuppgifterna också vid behov för rättsliga anspråk, exempelvis om du inte betalar hyran i tid, vid olovlig andrahandsuthyrning eller vid störningar i boendet. Uppgifterna används även för att ta fram statistik och möjliggöra internuppföljning av Botrygg eller Föreningen. Behandlingen görs för att Botrygg ska kunna fullgöra skyldigheterna enligt förvaltningsavtalet med föreningen och eventuellt andra avtal som rättslig grund.

Förvaltaren behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra och andra företags tjänster och produkter, som är relaterade till lägenhetens nyttjande. Botrygg behandlar även dina personuppgifter för marknadsföring via försäkringsbolag, el- och bredbandsleverantörer. Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund. För uppgifter som omfattas av bokföringslagen, bostadsrättslagen och liknande utgör lagstiftningen den rättsliga grunden.

Avseende Personuppgifter som behandlas av Botrygg på uppdrag av Föreningen är Föreningen personuppgiftsansvarig. Det är således till föreningen du ska vända dig till i första hand vid frågor.

5. Företagslägenheter och hotell

Botrygg bedriver idag ingen företagshotellsverksamhet. Dock äger Botrygg fastigheter där företagshotellsverksamhet och hotellverksamhet bedrivs. Botrygg insamlar enbart undantagsvis personuppgifter från boende i dessa fastigheter. Avseende de anställda i verksamheten insamlas uppgifter som är nödvändiga för att kunna säkerställa att de är behöriga att beställa åtgärder, fakturareferens och liknande. All insamling sker för att Botrygg ska kunna följa gällande lagstiftning och åtagande som finns med de kunder som bedriver verksamheten. Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund.

6. Byggverksamheten

Mer information kommer inom kort.

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG.

[2] Innefattar även lönespecifikationer och anställningsavtal.